挨拶文の書き方について説明してます

挨拶文 特集

何か贈り物を頂いたときなどには、すぐにその御礼を述べるのがマナーです。

直接会ったり、電話で気持ちを伝えることが出来ないときには、手紙で伝えることになります。

その御礼の挨拶文はどのような文面になるのか、書き方を見ていきましょう。

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お礼の挨拶文の書き方について説明します

手紙ですから、最初に書かなければいけないのは拝啓、謹啓などの頭語です。女性がごく親しい間柄の人にかくときには省略するほうが一般的です。相手とは友人、知人か、それともビジネス上の付き合いなのか、恩師など目上の人なのかというように関係性に応じて言葉を使い分けましょう。

なお、この頭語を何にしたかによって挨拶文の終わりに書く結語が変わってきますから、バラバラにならないよう気をつけましょう。

次に書くのは時候の挨拶ですが、これはビジネス上の付き合いであったり初対面であったときには省略しても良いと言われています。それから時候の挨拶は相手の安否を尋ねる文とセットになりますから状況に応じて入れるかどうかを判断しましょう。

そして御礼の挨拶文です。何かをもらったり、何かをしてもらったことに対して感謝の意を述べます。返礼品を送る場合には、気持ちばかりの品を送ったので受け取って欲しい、というような文面で連絡をしておきましょう。これからも良い関係を続けていきたいというお付き合いをお願いする文を入れて、最後に「まずは御礼申し上げます」と結べば形になります。

最近では、手紙ではなく電子メールで御礼の挨拶文を贈ることがありますが、そのときには相手に返信を求めないのであれば、「御礼メールなので返信は不要です」と付け加えれば相手に気を使わせません。

お客様への挨拶文の書き方について説明します

最近はお手紙でお客様にご挨拶するという機会がほとんどなくなり、メールを使うか電話で済ませるということが多くなっています。メールであれば、面倒な挨拶文は不要であり、電話の場合も言葉遣いさえ少し気をつければ、誰でもこなせるということがあるからです。

しかし、日本の、特にビジネス業界ではまだまだ文書による意思疎通が必要なことも少なくないので、お客さんへの挨拶文については、一通り心得ておく必要があるというものです。

ビジネス文書では、社内文書と社外文書に分けて勉強しますが、社内文書は仮にミスがあったとしても、お叱りを受けるか、手厳しいご指導を受けるというくらいで終わりますが、社外文書となると、それだけでは済みません。ましてや発信人名義が、職制であったりすれば、ごめんなさいでは済まないことも往々にあります。

では何がポイントかというと、まずは書状の形式をきちんとわきまえていることです。拝啓で始まり、敬具で結ぶことは基本中の基本です。前略と草々も忘れてはならない組み合わせなります。そして、最初の言葉は気候の挨拶であり、貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます、という慣用句になります。

いかにも形式的で無駄な言葉というように非難をする人もいますが、商慣習としてはこれらの言葉が省略されていると、形式を踏んでいない文書であり、イコール信用できない文書という評価になります。

そんなことだけで、相手にされないというのは、ビジネスにとっては痛手以外の何物でもありません。だから、面倒だと思っても、古いなと思っても、社会のルールだと割り切って従うことが何よりなのです。

ビジネス挨拶文の書き方について説明します

ビジネスでの挨拶文を書く時、はじめに気をつけたいのは、文章全体を〝前文〟〝主文〟〝末文〟〝後付〟の4つのブロックで成り立たたせる事です。

これは手紙に共通する基本形式です。この形式に則った手紙は、礼儀正しい印象にまとまります。ビジネスシーンでは必ずおさえましょう。

まず前文を書いていきます。一般的な敬意表現であれば『拝啓』、目上の方であれば『謹啓』の頭語から始め、簡単な時候の挨拶を入れましょう。

時候の挨拶の中には、相手の繁栄や健康を確信する言葉を入れてください。いかがお過ごしでしょうか等、問いかける文面はビジネスシーンに適しません。

主文に入る際は、『さて』『このたびは』等の起語を冒頭に置いてください。話題の転換の目印となり、全体の構造がはっきりとします。ここでは手紙の本件のみを、簡潔に記します。異動等があった事実、それのあった日付、新しい部署の名前等です。

これまでのお礼や、変わらぬおつきあいのお願い等は、末文に記しましょう。更に、相手の繁栄や発展を願う一文を入れたのち、結びの一文へつなげます。

結びの一文の例としては、『略儀ながら、お手紙にてお礼を申し上げます。』等です。この一文を入れる事により、より礼儀正しい印象となります。

末文の最後は、前文に入れた頭語とペアとなる結語で終わります。

頭語が『拝啓』ならば結語は『敬具』、『謹啓』ならば『謹言』等です。

後付けは、書いた日付、差出人、宛名の順で書いていきます。

後付けだけを2枚目に書く、という事はやめましょう。

挨拶状は、手紙の本件である異動などが起こってから、2ヵ月以内にお出ししてください。

季節を問わない手紙の書き出しと年中使える結びの挨拶文

手紙はメールや電話とは違い手軽さがない分、差出人の文字の特徴や文章の長さ、選ぶ言葉からその人の人柄や感情までが強く伝わる伝達ツールです。

手紙を書く際には基本的なマナーとルールが存在します。まず文章は楷書で書くことが原則であり、文章は大きく4つの構成から成り立っていると内容がまとまり、書き手にとっても書きやすくなります。

また縦書きの場合は相手の名前を便箋の上部、差出人である自分の名前は下部に書き、文中に相手の名前を書くときには名前の途中で行を変えないようにします。

文章の4つの構成とは、まず日常会話では「こんにちは」の呼びかけにあたる「頭語」と呼ばれる書き出しと時候のあいさつとを組み合わせたパートに始まり、次に主に伝えたい内容をまとめた部分を「主文」、結びのあいさつと「さようなら」にあたる「結語」の部分を組み合わせた「末文」、最後に日付と差出人である自分の名、宛名の順に記載する「後付」をさします。

特に頭語と結語は正しい組み合わせと差出人の性によって使用しないものがあり、手紙を送る相手との関係性によって正しく使い分ける必要があります。また、主文は文章の中で最も長い部分になりますが、伝えたい目的は簡潔にわかりやすく、要件をいくつも詰め込まないように気をつけます。

季節に触れることやそれに沿った挨拶は手紙だけが持つ美しい相手への心遣いですが、手紙で用いられる時候の挨拶は旧暦に沿ったものであるため実際の季節感とは異なっていることと、差出人の感覚に頼ってしまうと地域によって季節の変化に微妙な差があり、相手に違和感を感じさせてしまうこともあります。そのようなことを避けるため、ここでは年中使える季節を問わない書き出しと結びをご紹介していきます。

まず、頭語と結語組み合わせの一般的なものとしては「拝啓」に対して「敬具」または「敬白」です。結語の「かしこ」は主に差出人が女性の場合に使われます。また「前略」に対して「草々」の結びも広く使われます。

頭語に続けて時候のあいさつをしない場合には、相手の状況や健康状態を尋ねるか、安否がわかっている場合にはそれに対する喜びの気持ちを表現します。

書き出しの例としては、「◯◯様におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」「ますますご活躍のことと存じます。」「長い間ご無沙汰致しまして申し訳ございません。◯◯様に於かれましてはお元気でお過ごしでしょうか。」などがあります。

また一般的な結びの例としては「今後ともご指導のほどよろしくお願い致します。」「今後ともご高配を賜りますよう宜しくお寝たい致します。」「◯◯様のさらなるご活躍をお祈り申し上げます。」「◯◯様のご健康とご多幸をお祈りしております。」などがあります。

手紙は差出人にとって便箋を選び、記入し投函するという一連の手間もあり、書いている間は相手のことを深く考える時間があるため、受け取った側もその思いを非常に強く感じられるものです。季節に沿った堅苦しい挨拶でなくても、便箋の色や柄で季節を感じられることもありますので、選ぶことから楽しんでみてはいかがでしょうか。

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